Comment procéder à un transfert de bureaux ?
Certes, l’expansion de l’activité d’une entreprise implique dans plusieurs cas un transfert de bureaux et des équipements techniques. D’autres raisons peuvent également mener une entreprise à déménager, voire des charges trop importantes, le lancement d’une activité annexe ou un emplacement non adapté. Dans ce sens, il faut savoir que pour anticiper son transfert de bureaux et le réussir, plusieurs étapes doivent être réalisées.
Comment alors préparer son transfert de bureaux ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir grâce à cet article.
Effectuer un audit total
Lors d’un déménagement d’entreprise, il ne faut surtout pas laisser place à l’improvisation. En effet, chaque étape doit être préparée bien à l’avance et de manière minutieuse. Dans ce contexte, il faut commencer tout d’abord par l’audit des besoins de l’entreprise. Ainsi, pour un transfert de bureaux, il faut formuler les attentes de ce projet. Il faut alors préciser la superficie souhaitée des nouveaux locaux, le secteur géographique ou l’emplacement recherché, la date de déménagement prévue ainsi que les possibilités d’extension et différents autres facteurs.
De même, il faut réaliser un audit lié au nouveau local lui-même. Par exemple, il convient de déterminer les aménagements spécifiques à réaliser, le rafraîchissement décoratif de l’espace, ou la réfection des lieux.
Finalement, avant d’entamer son transfert de bureaux, il convient de faire l’inventaire de tous les éléments à transporter, notamment le mobilier du bureau, le matériel informatique, les machines et les documents administratifs de l’entreprise ainsi que ses archives. Lors de cette étape, il est recommandé de se débarrasser de tout élément auquel l’entreprise n’a plus besoin ou qui sera remplacé.
Impliquer les salariés de l’entreprise
La réussite d’un transfert d’entreprise est strictement liée à une communication optimale avec les différents collaborateurs de l’entité. Grâce à cette démarche, l’entreprise pourra recueillir les besoins de chaque département et prendre en compte les avis de tous les collaborateurs.
De cette manière, les collaborateurs seront enclins à s’impliquer dans ce processus de manière naturelle, ce qui aidera le développement de l’activité.
L’appel à un professionnel lors d’un transfert de bureaux
Pour réaliser un déménagement d’entreprise, l’aide d’un professionnel est indispensable, particulièrement pour le démontage des meubles et pour leur transport entre les deux adresses. D’ailleurs, plusieurs équipements nécessitent une attention spécifique, par exemple les imprimantes et les photocopieuses professionnelles.
Les professionnels sauront réaliser correctement la transmission liée au transfert de bureaux à travers de nombreuses opérations, qui seront effectuées rapidement, professionnellement et de manière organisée. Dans ce sens, l’emballage sera conçu pour les dossiers et les archives de l’entreprise ainsi que pour le stockage de matériel informatique de manière optimale. La société de déménagement professionnelle disposera également des cartons équipés de plusieurs dispositifs de sécurité qui permettent de protéger les équipements électroniques de l’entreprise.
Ainsi, le jour J du déménagement, il est préférable de faire appel à des professionnels fiables qui veilleront sur le bon déroulement de cet événement et sur la préservation du bon état des équipements. Ces professionnels surveillent le chargement des biens de l’entreprise étape par étape et déterminent ainsi les articles fragiles et les documents importants.
Une fois tout est livré à la nouvelle adresse, les professionnels de déménagement seront responsables de l’installation ainsi que de l’assemblage des différents matériaux et ils collaborent avec les techniciens informatiques pour l’installation du matériel informatique et les postes de travail.
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